Nie wszystkie podmioty gospodarcze są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Te jednak, na które ustawodawca nakłada taki obowiązek, muszą pamiętać o inwentaryzacji środków trwałych. Jak ją prawidłowo przeprowadzić?

 

Co to jest inwentaryzacja środków trwałych?

 

Inwentaryzacja środków trwałych najczęściej odbywa się przez ich spis z natury, ale ustawodawca dopuszcza zastosowanie również innych metod. W przypadku środków zdeponowanych w banku lub u kontrahentów spis z natury nie jest możliwy do przeprowadzenia – wystarczy potwierdzenie sald. Czasem zdarza się, że konieczne jest zweryfikowanie danych widniejących w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi.

 

Powyższe działania pozwalają ustalić rzeczywisty stan środków trwałych. Po zestawieniu go z informacjami widniejącymi w dokumentach, możliwe jest sprawdzenie, czy występują różnice. Zarówno ubytki, jak i nadwyżki należy – zgodnie z ustawą o rachunkowości – uwzględnić w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

 

Systematyczne przeprowadzanie inwentaryzacji jest zatem uzasadnione – pozwala wykryć ewentualne niezgodności między rzeczywistym stanem aktywów w tym wykazanym w dokumentach.  Podmioty, dla których inwentaryzacja środków trwałych jest ustawowym obowiązkiem, muszą przy tym pamiętać o terminach ich przeprowadzania.

 

Jak często należy przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych?

 

Konieczność przeprowadzania przez przedsiębiorstwa inwentaryzacji środków trwałych została zapisana w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zasadniczo poszczególne jednostki są zobowiązane ją przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego, przy czym od tej ogólnej zasady ustawodawca przewidział kilka wyjątków. Przykładowo inwentaryzację:

 

• zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów, które znajdują się w strzeżonych składowiskach i są objęte ewidencją ilościowo-wartościową, można przeprowadzać raz w ciągu 2 lat,
• nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie można przeprowadzać raz w ciągu 4 lat,
• zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną można przeprowadzić raz w roku.

 

Ustawodawca przewiduje również sytuacje, gdy inwentaryzacja środków trwałych nie musi się odbyć. Ma to miejsce choćby w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

 

Przeprowadzanie inwentaryzacji – o czym trzeba pamiętać?

 

Zanim w przedsiębiorstwie zostanie przeprowadzona inwentaryzacja środków trwałych, wyznaczeni pracownicy powinny ustalić m.in. zasady, na jakich będą rozliczane poszczególne środki. W przypadku dużych przedsiębiorstw przeprowadzenie inwentaryzacji ułatwi przygotowanie instrukcji inwentaryzacyjnej. W takim dokumencie można zawrzeć wszelkie wytyczne, np. odnoszące się do oznaczania inwentaryzowanych składników.

Inwentaryzacja środków trwałych zawsze kończy się przygotowaniem protokołu. W tym musi znaleźć się informacja o różnicach inwentaryzacyjnych. Protokół jest podstawą do powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych.

Firmowa flota najczęściej składa się z samochodów osobowych i dostawczych. Jakie możliwości mają przedsiębiorcy, gdy mowa o odliczeniu podatku VAT od paliwa? Jak przeprowadzić tę procedurę w systemie księgowym?

 

Odliczanie VAT od paliwa – jak rozwiązuje tę kwestię ustawodawca?

 

Każda, nawet najmniejsza firma, ponosi co miesiąc pewne wydatki. Ich ujęcie w księgach rachunkowych jest bardzo korzystne, a to dlatego, że koszty obniżają podstawę opodatkowania. W efekcie przedsiębiorca ma mniejsze zobowiązania podatkowe wobec państwa. Mimo że istnieje możliwość odliczania kosztów, to jednak ustawodawca wprowadza liczna ograniczenia, o których muszą pamiętać właściciele firm. Tak jest choćby w przypadku odliczania VAT od paliwa.

 

Jak wygląda odliczanie VAT od paliwa? Przedsiębiorca może:

 

• Odliczyć 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych. Ten wariant stosują przedsiębiorcy korzystający z prywatnego samochodu celem załatwienia spraw związanych z funkcjonowaniem firmy. Odliczanie VAT od paliwa w ograniczonym zakresie mają również przedsiębiorcy, którzy – co prawda – wprowadzili pojazd do ewidencji środków trwałych, ale nie prowadzą kilometrówki.
• Odliczyć 100% VAT. Aby możliwe było zastosowanie tego wariantu, przedsiębiorca musi spełnić warunki wynikające z przepisów.

 

Pełne odliczenie VAT od paliwa – jakie warunki trzeba spełnić?

 

Odliczanie VAT od paliwa jest z punktu widzenia przedsiębiorców bardzo korzystne. Aby jednak w księgach rachunkowych prowadzonych dla firmy było możliwe pełne odliczenie VAT od paliwa, konieczne jest:

 

• założenie i prowadzenie kilometrówki,
• sporządzenie regulaminu, w którym znajdą się zasady użytkowania pojazdu, i przedstawienie go pracownikom do wglądu,
• zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego.

 

W rezultacie przedsiębiorcy zainteresowani odliczeniem VAT od paliwa w pełnej wysokości muszą liczyć się z dodatkowymi formalnościami.

 

Odliczanie VAT od paliwa w różnych programach

 

Skoro większość firm użytkuje pojazdy, to opcję odliczania VAT od paliwa przewidują programy księgowe, które ułatwiają prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jak to zrobić w poszczególnych przypadkach z SaldeoSMART? Poniżej zostały omówione możliwości poszczególnych integracji programów księgowych w zakresie odliczania VAT od paliwa:

 

           Buchalter

Program umożliwia użytkownikowi stworzenie nazwy kategorii (np. paliwo 50%), wskazanie typu kosztu (np. koszty uboczne), a także określenie, czy odliczenie ma być częściowe czy pełne. Zmodyfikować można pola: termin odliczenia VAT, domyślny rejestr i domyślny opis zdarzenia.

 

           Enova365

Program pozwala użytkownikowi zmienić kategorię i opis zdarzenia. Możliwa jest również modyfikacja pól: domyślny rejestr (np. ZP), typ (np. paliwo), odliczenie VAT (np. częściowe 50%) i termin odliczenia VAT. W pola: kolumna KPiR, konto netto i nazwa mogą zostać wprowadzone dowolne wartości w zależności od tego czy prowadzone są pełne księgi czy KPiR.

 

           ERP Symfonia Finanse i Księgowość

Odliczanie VAT od paliwa jest też możliwe w integracji programu ERP Symfonia Finanse i Księgowość z SaldeoSMART. Użytkownicy mogą nadać nazwę kategorii, wskazać rejestr, a także wybrać termin i sposób odliczenia VAT. Istnieje też pole pod domyślny opis zdarzenia. Pozostałe pola, które można uzupełnić dowolnymi wartościami, to: konto brutto, netto i VAT, księgowanie równoległe – konto przeciwstawne oraz typ dokumentu.

 

           Fakt

Także program Fakt pozwala odliczać podatek VAT od paliwa. Użytkownik może nadać nazwę kategorii i domyślny opis zdarzenia. Wybierać można między: typem (np. koszty uboczne), odliczeniem (np. częściowe 50%), a także terminem odliczenia VAT (np. data wystawienia). Dodatkowo możliwe jest zmodyfikowanie zawartość konta netto.

 

           R2 KPiR

Użytkownicy korzystający z tego programu mogą samodzielnie nadać nazwę kategorii i domyślny opis zdarzenia. Twórcy przewidzieli także możliwość wyboru: domyślnego rejestru (np. Z – zakup), daty księgowania (np. data wpływu), odliczenia VAT (np. częściowe 50%) i terminu odliczenia VAT (np. data wystawienia). Dodatkowo osoba korzystająca z programu może nadać numer kolumnie.

 

           R2 Księga Handlowa

Użytkownicy samodzielnie mogą stworzyć nazwę kategorii i domyślny opis zdarzenia. R2 Księga Handlowa pozwala również wybrać wśród wartości pól: domyślny rejestr, data księgowania, odliczenie VAT i termin odliczenia VAT. Dowolną wartością można uzupełnić pole konto netto.

 

           Raks SQL

Osoby korzystające z tego programu mogą nadać nazwę kategorii i domyślny opisu zdarzenia. Dodatkowo możliwe jest wypełnienie kont: brutto, netto i VAT. Twórcy przewidzieli również możliwość wyboru przez użytkowników: domyślnego symbolu dziennika, daty wystawienia i odliczenia VAT.

 

           SKP

Użytkownicy mają do wyboru opcje pól: domyślny rejestr, odliczenie VAT (np. częściowe 50%) i typ VAT (np. pozostałe opodatkowane). Samodzielnie można uzupełnić pola: nazwa kategorii, domyślny opis zdarzenia i symbol konta (np. AFB).

 

           Symfonia Finanse i Księgowość

Program Symfonia Finanse i Księgowość został tak zaprojektowany, że użytkownik ma możliwość wpisać dowolne wartości w następujące pola: domyślny opis zdarzenia, konto (brutto, netto i VAT), księgowanie równoległe – konto przeciwstawne i typ dokumentu. Wartości pól: domyślny rejestr, odliczenie i termin odliczenia VAT pozostają do wyboru.

 

           Symfonia Mała Księgowość

Funkcjonalność programu Symfonia Mała Księgowość pozwala użytkownikowi wpisać nazwę kategorii, domyślny rejestr zdarzenia, numer kolumny i typ dokumentu. Dodatkowo twórcy programu przewidzieli możliwość wyboru zawartości następujących pól: domyślny rejestr, odliczenie VAT i termin odliczenia VAT.

Mają Państwo pytania? Zapraszamy do kontaktu

Zdecydowałeś się ułatwić pracę swoim pracownikom, nabywając program SaldeoSMART? Sprawdź, co musisz wiedzieć o skanowaniu dokumentów i jak poprawnie wykonać tę czynność.

 

Dlaczego skanowanie faktur opłaca się biurom rachunkowym?

 

Mimo że przedsiębiorcy mogą drogą elektroniczną przesłać do biura rachunkowego wystawione i otrzymane faktury, to bardzo często, również ze względu na przyzwyczajenia, samodzielnie je dostarczają. W takiej sytuacji pracownicy biura mają sporo pracy, dlatego że zanim wyliczą wysokość VAT-u czy podatku dochodowego, muszą najpierw wprowadzić do systemu dane widniejące na fakturach. Tak dzieje się w tradycyjnych biurach. A jak to wygląda w tych nowocześnie prowadzonych?

 

Właściciele biur rachunkowych, którzy doskonale wiedzą, że czas to pieniądz, już od dawna korzystają z innowacyjnych programów, które umożliwiają skanowanie faktur do programu księgowego. Takim jest np. SaldeoSMART.

 

Korzystając z SaldeoSMART, właściciele biur księgowych mogą:

• Zaoszczędzić czas – wystarczy zeskanować dokumenty, a aplikacja rozpozna i zapisze informacje zawarte na fakturze.
• Usprawnić obieg dokumentów – wgląd do nich mogą mieć zarówno uprawnieni pracownicy biura rachunkowego, jak i poszczególni klienci.
• Zapomnieć o konieczności prowadzenia papierowego archiwum – zeskanowane faktury są automatycznie archiwizowane, a przeszukiwanie zasobów jest łatwe i wygodne.

 

Jak wyliczyli specjaliści z SaldeoSMART, zainwestowanie w program rozpoznający faktury przez system OCR pozwala obniżyć koszty wprowadzania dokumentów nawet o 50%! To jednak nie wszystko, bo zaoszczędzony czas można wykorzystać, obsługując dodatkowych klientów, bez konieczności zwiększania dotychczasowego zatrudnienia.

Skanowanie faktur do programu księgowego krok po kroku

 

           Krok pierwszy: skaner i jego ustawienia

 

Zdecydowałeś się skanować faktury do programu księgowego za pomocą SaldeoSMART? Poza sprzętem komputerowym będziesz potrzebował skanera – może to być zwykły skaner znajdujący się już na stanie firmy, może to być również urządzenie stworzone specjalnie z myślą o skanowaniu dokumentów z podajnikiem. Ten drugi może znacząco ułatwić skanowanie faktur do programu księgowego, ponieważ umożliwia skanowanie wielu dokumentów bez konieczności ich pojedynczego układania na szybie

Gdy mowa o ustawieniach skanera, specjaliści z SaldeoSMART zalecają następujące:

 

• Kolor – czytelniejsze są skany dokumentów skanowanych w trybie kolorowym lub skali szarości.
• Rozdzielczość – zalecana rozdzielczość to 300 DPI. Ustawienie wyższej nie polepszy czytelności skanowanych dokumentów, a zwiększy rozmiar pliku.
• Format skanowania – optymalny format skanowania faktur do programu księgowego to PDF.

 

Po ustawieniu zalecanych ustawień warto przetestować jakość zeskanowanych obrazów. Jest to o tyle ważne, że powyższe parametry mają bezpośredni wpływ na odczytanie danych zawartych na dokumentach.

 

           Krok drugi: jak prawidłowo ułożyć dokumenty?

 

Poza ustawieniami skanera na czytelność zeskanowanych dokumentów wpływ ma również sposób ich ułożenia. Aby poszczególne strony w czasie skanowania nie przekrzywiły się, najlepiej wykorzystać specjalne elementy, które przytrzymują kartkę w żądanej pozycji na skanerze.

 

W przypadku SaldeoSMART skanowanie faktur do programu księgowego nie musi odbywać się pojedynczo. Kartki można ułożyć w stos i umieścić je na automatycznym podajniku, a samemu zająć w tym czasie czymś innym. Co ważne, możliwe jest także skanowanie faktur wielostronicowych i dwustronnych – tzw. dupleks.

           Krok trzeci: eksport i import zeskanowanych dokumentów

 

Skanowanie faktur do programu księgowego to nie wszystko – pozostaje jeszcze wyeksportowanie skanów do pliku, a następnie import w używanym programie księgowym. Czynności te odbywają się bardzo sprawnie i szybko.

 

Specjaliści z SaldeoSMART zadbali, aby wszyscy, którzy prowadzą biura rachunkowe, mogli w ten sposób skanować faktury i tym samym oszczędzać czas i pieniądze. Dzieje się tak dlatego, że aktualnie aplikacja współpracuje z ponad 30 programami księgowymi.

 

Jak widzisz, SaldeoSMART wspiera właścicieli biur rachunkowych w codziennym prowadzeniu biznesu. Może również Ty zdecydujesz się skorzystać z jego możliwości?

Zarówno otrzymane, jak i wygenerowane przez firmę faktury należy zarchiwizować. Poza tym, że wymaga tego ustawodawca, przedsiębiorca sam w ten sposób może zabezpieczyć się przed bezpodstawnymi roszczeniami, np. ze strony kontrahenta. Jak przechowywać dokumenty księgowe?

 

Dziesiątki segregatorów – czy to konieczność?

 

Wydawałoby się, że archiwizacja dokumentów jest prosta – wystarczy opisany segregator, do którego na bieżąco będą wpinane kolejne faktury. Problem pojawia się jednak wówczas, gdy firma się rozrasta lub na rynku działa od wielu lat. Wówczas zamiast jednego segregatora jest ich nawet kilkadziesiąt. To wiąże się z koniecznością wygospodarowania miejsca na kolejne opasłe tomy i rodzi kłopoty ze sprawnym odszukaniem faktury wystawionej lub otrzymanej kilka lat temu. Czy można temu zaradzić?

 

Gdy pojawia się zagadnienie archiwizacji faktur oraz ich przechowywania w formie elektronicznej, wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, czy i jak na wdrożenie takiego rozwiązania w ich firmie zareaguje organ, który będzie przeprowadzał kontrolę. Jak się okazuje, w tej kwestii ustawodawca nadąża za potrzebami przedsiębiorców – przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest poprawne i dozwolone. Trzeba jedynie pamiętać, że wszelkie faktury muszą być przechowywane w formie, która uniemożliwia zmianę danych widniejących na dokumencie. Dodatkowo konieczne jest zachowanie porządku chronologicznego. Oferowane przedsiębiorcom aplikacje spełniają te wymagania, a jedną z nich jest SaldeoSMART.

 

Archiwizacja dokumentów z SaldeoSMART – jak to wygląda w praktyce?

 

Aplikacja SaldeoSMART jest przeznaczona zarówno dla podmiotów gospodarczych z własnym działem księgowym, jak i biur rachunkowych. W każdym przypadku archiwizacja dokumentów odbywa się w ten sam sposób – automatycznie. Po zeskanowaniu faktury następuje jej opisanie i przekazanie do dalszej akceptacji. Ponieważ SaldeoSMART to program odczytujący dane ze zeskanowanego dokumentu, odszukanie potrzebnej faktury nie jest trudnością.

 

W zależności od wybranego przez firmę pakietu dokumenty są przechowywane przez okres:

• od 5 do 6 lat – w przypadku pakietu platynowego,
• 18 miesięcy – w przypadku pakietu srebrnego.

 

Warto przy tym pamiętać o innych korzyściach, jak np. oszczędności wynikające z braku konieczności ręcznego wprowadzania do systemu danych widniejących na poszczególnych fakturach.

 

Aby usprawnić pracę działu księgowości

 

Przechowywanie dokumentów za pomocą SaldeoSMART jest nie tylko proste, lecz także wygodne. Wszyscy uprawnieni pracownicy firmy mają dostęp do archiwum przez 24 godziny na dobę, i to niezależnie od tego, gdzie przebywają – wystarczy tylko dostęp do internetu. To jednak nie wszystko, bo ta część aplikacji może zostać udostępniona również klientowi. Rozwiązanie to cenią sobie właściciele biur rachunkowych, a to dlatego, że ich podwładni często spotykają się z prośbą o sprawdzenie, czy do zaksięgowania została przekazana konkretna faktura kosztowa. Ile czasu w ten sposób mogą zaoszczędzić pracownicy biura?

 

Załóżmy, że klientów chcących się upewnić, że w stosie dostarczonych przez nich papierów była konkretna faktura kosztowa, jest w miesiącu pięciu. Jeżeli archiwizacja dokumentów odbywa się w sposób tradycyjny, to przeszukiwanie segregatora kartka po kartce może zająć od kilku do kilkudziesięciu minut – wszystko zależy od liczby otrzymanych przez biuro dokumentów. Jeżeli dodać do tego, że księgowy musi oderwać się od wykonywanych zadania, a następnie ponownie wdrożyć się w nie, w ciągu miesiąca może tracić nawet kilkanaście godzin, i to zupełnie niepotrzebnie! W przypadku SaldeoSMART wystarczy wpisać wybrane hasło, np. „laptop” (gdy faktura kosztowa dotyczy zakupu laptopa), aby w odpowiedzi otrzymać wszystkie dokumenty z tą frazą. Sprawdzenie zatem, czy do biura została dostarczona faktura, o którą pyta klient, zajmuje zaledwie kilka sekund.

 

Oszczędzaj czas i pieniądze, dbaj o środowisko naturalne

 

Zakup papieru, tonera do drukarki czy segregatorów – to konkretne, cykliczne koszty, które w związku z tradycyjną, czyli papierową archiwizacją dokumentów, ponosi biuro rachunkowe lub firma z własnym działem księgowym. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i Twoim celem jest zoptymalizowanie kosztów, a przy okazji chcesz wprowadzić do swojej firmy zasady zrównoważonego rozwoju, to wybierając program do archiwizacji dokumentów SaldeoSMART, możesz poczynić konkretne oszczędności.

 

Wykupując dostęp do SaldeoSMART, możesz nie tylko pozbyć się szaf z segregatorami i tym samym usprawnić przechowywanie dokumentów, lecz także ułatwić pracę swoim pracownikom. Brak konieczności spędzania kilku czy kilkunastu godzin na mozolnym wklepywaniu danych do systemu wiąże się z możliwością obsłużenia większej niż dotychczas liczby klientów. Może warto przekonać się do odejścia od tradycyjnych i sprawdzonych, ale jednocześnie nieefektywnych sposobów archiwizacji dokumentów? Jeżeli tak, to zachęcamy do kontaktu

Dokumenty w wersji papierowej zajmują wiele segregatorów, półek,  nawet szaf. Aby zaoszczędzić przestrzeń i usprawnić archiwizowanie faktur spływających do firmy, przedsiębiorcy decydują się na digitalizację dokumentów. Jak to wygląda w praktyce?

 

Czy podążanie za trendami się opłaca?

 

Jeszcze kilkanaście lat temu nie wszystkie podmioty gospodarcze wykorzystywały komputery. Dziś trudno wyobrazić sobie sprawnie działającą i nowoczesną firmę bez sprzętu elektronicznego. Posiadanie go pozwala przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej, a to wiąże się ze sporymi oszczędnościami.

 

Zastanawiasz się, czy digitalizacja dokumentów sprawdzi się w Twojej firmie? Informatyzacja i digitalizacja to więcej niż trendy – to konieczność, z której płynie wiele korzyści. Decydując się na przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej, możesz unowocześnić firmę, obniżyć koszty i usprawnić pracę.

 

Digitalizacja dokumentów krok po kroku

 

Aby przechowywanie faktur czy innych dokumentów było możliwe w wersji elektronicznej, konieczne jest posiadanie sprzętu. Poza komputerem, który jest dziś podstawowym wyposażeniem firm, potrzebny będzie (zwykły lub dokumentowy) skaner. Dokumentów nie będzie trzeba skanować pojedynczo, o ile skaner zostanie wyposażony w automatyczny podajnik – wówczas wystarczy położyć na podajnik plik dokumentów, a te zostaną zeskanowane automatycznie. Małe firmy, które nie mają na stanie skanera, a ich klienci w większości wysyłają im gotowe skany faktur przez e-mail, mogą wykorzystać np. aplikację smartfonową CamScanner na Androida do sporadycznie pojawiających się faktur papierowych.

 

Kwestia sprzętu to nie wszystko – pozostaje jeszcze odpowiednie oprogramowanie. Zwykłe dokumenty można zeskanować, a następnie posegregować w katalogach. W przypadku faktur sprawa jest bardziej skomplikowana – muszą one jeszcze zostać zaksięgowane. Z tego względu do ich digitalizacji przyda się odpowiedni program, np. SaldeoSMART. Jak on działa? Jeśli korzystasz z aplikacji SaldeoSMART, digitalizacja dokumentów staje się bardzo prosta, bo:

 

• Po zeskanowaniu faktury (lub jej przesłaniu, gdy mowa o korzystaniu ze wspomnianej aplikacji CamScanner) dane na niej zawarte są odczytywane i kategoryzowane. Sortowanie pozwala na przeszukiwanie zasobów – odnalezienie dokumentu nie jest problemem i zajmuje maksymalnie kilka minut.
• Wszystkie zeskanowane materiały mogą zostać od razu umieszczone w archiwum, co oszczędza sporo pracy w przyszłości. Dostęp do archiwum ma każdy uprawniony pracownik niezależnie od dnia tygodnia czy godziny.
• Dodatkowym plusem jest fakt, że program jest zintegrowany z ponad 30 programami księgowymi i systemami ERP.

 

Aby digitalizacja dokumentów odbywała się sprawnie, niezbędne jest jednorazowe skonfigurowanie ustawień skanera. Dlaczego? Współczynnik odczytu danych zależy od wielu czynników, np. rozdzielczości obrazu. W przypadku SaldeoSMART użytkownikom zaleca się m.in.: ustawienie rozdzielczości 300 DPI oraz skanowania (najlepiej) w kolorze lub w tzw. skali szarości.

 

Korzyści płynące z digitalizacji dokumentów

 

Digitalizacja dokumentów to nie wymysł lub niepotrzebny wydatek – współcześnie to konieczność. Zaopatrzenie swojej firmy w skaner do dokumentów umożliwia sprawniejsze niż dotychczas zarządzanie dokumentacją. To rozwiązanie, które sprawdza się zarówno w małych, ale dynamicznie rozwijających się firmach, jak i w dużych przedsiębiorstwach, które codziennie generują i otrzymują setki dokumentów.

 

Jeżeli zdecydujesz się na SaldeoSMART, możesz być pewien, że wdrożenie digitalizacji dokumentów oraz ich elektronicznego obiegu odbędzie się sprawnie. Przed przystąpieniem do prac wdrożeniowcy SaldeoSMART badają twoje oczekiwania, potrzeby i dzielą się wiedzą z twoimi pracownikami, w efekcie, korzyści jakimi są oszczędność czasu i usprawnienie obsługi aktualnych klientów, prędko staną się twoim udziałem.

 

Chcesz usprawnić prowadzenie firmy? Masz dosyć przedzierania się przez tysiące kartek i dziesiątki segregatorów, aby znaleźć potrzebną fakturę? Digitalizacja i elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART to odpowiedź na Twoje potrzeby. Jeżeli masz więcej pytań to zapraszamy do kontaktu

Twoje biuro rachunkowe dynamicznie się rozwija? Z miesiąca na miesiąc przybywa klientów, a wraz z nimi – również dokumentów? Chcąc usprawnić prowadzenie swojej firmy, powinieneś zainwestować w program do skanowania faktur. Sprawdź, jakie korzyści płyną z takiej inwestycji.

 

Skanowanie faktur – czy to konieczność?

 

Kilkanaście lat temu biur rachunkowych było niewiele, a te, które działały na rynku, prowadziły księgi rachunkowe w formie papierowej. Rozpowszechnienie komputerów doprowadziło do powstania specjalnych aplikacji, dzięki którym dziś proces wyliczania podatku czy wynagrodzeń pracowników jest znacznie uproszczony. Współcześnie wśród programów opracowanych z myślą o biurach rachunkowych znajduje się program do skanowania faktur (OCR do faktur), który pozwala na zautomatyzowanie księgowania. Korzyści płynące z jego posiadania to:

 

           Niższe koszty obsługi faktur

Z pewnością zgodzisz się, że w prowadzeniu biura rachunkowego jednym z najbardziej czasochłonnych zadań jest ręczne wprowadzanie dokumentów do programu księgowego. Skanowanie faktur pozwala zaoszczędzić sporo czasu, ponieważ proces dekretacji zostaje zautomatyzowany. Zainwestowanie w skaner z automatycznym podajnikiem pozwala zmaksymalizować korzyści. Nie jest wówczas konieczne skanowanie każdego dokumentu pojedynczo – można zeskanować cały plik dokumentów.

 

           Szybkie wyszukiwanie dokumentów

Zdarza się, że klient prosi o przesłanie kopii faktury kosztowej, którą dostarczył do biura. Znasz to, prawda? W takiej sytuacji przeszukiwanie segregatorów to spory kłopot. Pracownicy biur rachunkowych, którzy w codziennej pracy wykorzystują skanowanie faktur, muszą jedynie uruchomić aplikację. To znaczna oszczędność czasu, a dodatkowym plusem jest niemożność zgubienia zeskanowanego dokumentu, co zdarza się w przypadku faktur papierowych.

 

           Zapomnij o (kosztownych) błędach

Gorszy dzień, stres, nadgodziny, złe samopoczucie, czy rozliczanie klienta na przysłowiową ostatnią minutę – wszystko to wpływa na efektywność zatrudnionych. Ręczne wprowadzanie danych widniejących na fakturach jest nie tylko czasochłonne – wystarczy chwila nieuwagi, aby popełnić błąd, który może się okazać kosztowny, jeżeli nie zostanie wyłapany przez innych pracowników. Program do skanowania faktur znacznie ogranicza  takie pomyłki.

 

           Porządek w dokumentach

Szybkie i niemal bezbłędne skanowanie faktur to nie wszystko, co umożliwia dobry program. SaldeoSMART to aplikacja OCR do faktur pozwalająca także opisać poszczególne dokumenty i przypisać je do odpowiedniej kategorii. To zaś eliminuje konieczność przeszukiwania zasobów m.in. na etapie księgowania – znalezienie potrzebnej w danej chwili faktury odbywa się sprawnie, a podgląd dokumentu jest możliwy na monitorze.

 

           Nowocześnie i dobrze wyposażone biuro rachunkowe to podstawa, gdy…

…mają w nim pracować najlepsi. Pracownicy chcą się rozwijać, a żmudne wprowadzanie danych do systemu stoi na przeszkodzie w zdobywaniu nowych umiejętności. Dodatkową korzyścią inwestycji w OCR do faktur jest zatem możliwość pozyskania dobrych pracowników, którzy będą lojalni i nie odejdą wówczas, gdy pojawi się propozycja pracy w lepiej wyposażonym, nowocześniejszym biurze rachunkowym.

 

Jaki program do skanowania faktur wybrać?

 

Dostawców oprogramowania dla biur rachunkowych na rynku działa wiele, dlatego pytanie, jaki OCR do faktur wybrać, jest uzasadnione. Jednym z cieszących się sporą popularnością programem do skanowania faktur jest SaldeoSMART. Dlaczego?

 

Twórcy SaldeoSMART postawili na sprostanie wymaganiom  biur rachunkowych różnej wielkości. W rezultacie właściciele takich podmiotów – również Ty – mogą wybierać wśród różnych sposób przechowywania danych, np. w popularnych ostatnio „chmurach” lub na serwerach należących do firmy. To jednak nie wszystko, bo pozostaje jeszcze kwestia aktualizacji i wsparcia technicznego. Jeżeli chodzi o aktualizacje, to firma nieustannie śledzi przepisy i reaguje na wszelkie zmiany. Dodatkowo słucha potrzeb swoich klientów – w ostatnim czasie wprowadziła angielską wersję językową. Biura rachunkowe korzystające z SaldeoSMART mogą w każdej chwili skorzystać z pomocy specjalistów.

 

Nie korzystasz jeszcze z SaldeoSMART? Nie daj się wyprzedzić konkurencji – zainwestuj w rozwój swojego biura rachunkowego. Mając program do skanowania faktur, będziesz mógł obsłużyć więcej klientów niż dotychczas i tym samym zwiększyć zyski. Zapraszamy do kontaktu>>>