Zarówno otrzymane, jak i wygenerowane przez firmę faktury należy zarchiwizować. Poza tym, że wymaga tego ustawodawca, przedsiębiorca sam w ten sposób może zabezpieczyć się przed bezpodstawnymi roszczeniami, np. ze strony kontrahenta. Jak przechowywać dokumenty księgowe?

 

Dziesiątki segregatorów – czy to konieczność?

 

Wydawałoby się, że archiwizacja dokumentów jest prosta – wystarczy opisany segregator, do którego na bieżąco będą wpinane kolejne faktury. Problem pojawia się jednak wówczas, gdy firma się rozrasta lub na rynku działa od wielu lat. Wówczas zamiast jednego segregatora jest ich nawet kilkadziesiąt. To wiąże się z koniecznością wygospodarowania miejsca na kolejne opasłe tomy i rodzi kłopoty ze sprawnym odszukaniem faktury wystawionej lub otrzymanej kilka lat temu. Czy można temu zaradzić?

 

Gdy pojawia się zagadnienie archiwizacji faktur oraz ich przechowywania w formie elektronicznej, wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, czy i jak na wdrożenie takiego rozwiązania w ich firmie zareaguje organ, który będzie przeprowadzał kontrolę. Jak się okazuje, w tej kwestii ustawodawca nadąża za potrzebami przedsiębiorców – przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest poprawne i dozwolone. Trzeba jedynie pamiętać, że wszelkie faktury muszą być przechowywane w formie, która uniemożliwia zmianę danych widniejących na dokumencie. Dodatkowo konieczne jest zachowanie porządku chronologicznego. Oferowane przedsiębiorcom aplikacje spełniają te wymagania, a jedną z nich jest SaldeoSMART.

 

Archiwizacja dokumentów z SaldeoSMART – jak to wygląda w praktyce?

 

Aplikacja SaldeoSMART jest przeznaczona zarówno dla podmiotów gospodarczych z własnym działem księgowym, jak i biur rachunkowych. W każdym przypadku archiwizacja dokumentów odbywa się w ten sam sposób – automatycznie. Po zeskanowaniu faktury następuje jej opisanie i przekazanie do dalszej akceptacji. Ponieważ SaldeoSMART to program odczytujący dane ze zeskanowanego dokumentu, odszukanie potrzebnej faktury nie jest trudnością.

 

W zależności od wybranego przez firmę pakietu dokumenty są przechowywane przez okres:

  • od 5 do 6 lat – w przypadku pakietu platynowego,
  • 18 miesięcy – w przypadku pakietu srebrnego.

 

Warto przy tym pamiętać o innych korzyściach, jak np. oszczędności wynikające z braku konieczności ręcznego wprowadzania do systemu danych widniejących na poszczególnych fakturach.

 

Aby usprawnić pracę działu księgowości

 

Przechowywanie dokumentów za pomocą SaldeoSMART jest nie tylko proste, lecz także wygodne. Wszyscy uprawnieni pracownicy firmy mają dostęp do archiwum przez 24 godziny na dobę, i to niezależnie od tego, gdzie przebywają – wystarczy tylko dostęp do internetu. To jednak nie wszystko, bo ta część aplikacji może zostać udostępniona również klientowi. Rozwiązanie to cenią sobie właściciele biur rachunkowych, a to dlatego, że ich podwładni często spotykają się z prośbą o sprawdzenie, czy do zaksięgowania została przekazana konkretna faktura kosztowa. Ile czasu w ten sposób mogą zaoszczędzić pracownicy biura?

 

Załóżmy, że klientów chcących się upewnić, że w stosie dostarczonych przez nich papierów była konkretna faktura kosztowa, jest w miesiącu pięciu. Jeżeli archiwizacja dokumentów odbywa się w sposób tradycyjny, to przeszukiwanie segregatora kartka po kartce może zająć od kilku do kilkudziesięciu minut – wszystko zależy od liczby otrzymanych przez biuro dokumentów. Jeżeli dodać do tego, że księgowy musi oderwać się od wykonywanych zadania, a następnie ponownie wdrożyć się w nie, w ciągu miesiąca może tracić nawet kilkanaście godzin, i to zupełnie niepotrzebnie! W przypadku SaldeoSMART wystarczy wpisać wybrane hasło, np. „laptop” (gdy faktura kosztowa dotyczy zakupu laptopa), aby w odpowiedzi otrzymać wszystkie dokumenty z tą frazą. Sprawdzenie zatem, czy do biura została dostarczona faktura, o którą pyta klient, zajmuje zaledwie kilka sekund.

 

Oszczędzaj czas i pieniądze, dbaj o środowisko naturalne

 

Zakup papieru, tonera do drukarki czy segregatorów – to konkretne, cykliczne koszty, które w związku z tradycyjną, czyli papierową archiwizacją dokumentów, ponosi biuro rachunkowe lub firma z własnym działem księgowym. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i Twoim celem jest zoptymalizowanie kosztów, a przy okazji chcesz wprowadzić do swojej firmy zasady zrównoważonego rozwoju, to wybierając program do archiwizacji dokumentów SaldeoSMART, możesz poczynić konkretne oszczędności.

 

Wykupując dostęp do SaldeoSMART, możesz nie tylko pozbyć się szaf z segregatorami i tym samym usprawnić przechowywanie dokumentów, lecz także ułatwić pracę swoim pracownikom. Brak konieczności spędzania kilku czy kilkunastu godzin na mozolnym wklepywaniu danych do systemu wiąże się z możliwością obsłużenia większej niż dotychczas liczby klientów. Może warto przekonać się do odejścia od tradycyjnych i sprawdzonych, ale jednocześnie nieefektywnych sposobów archiwizacji dokumentów? Jeżeli tak, to zachęcamy do kontaktu

Zapraszam na prezentację

Po kliknięciu poniższego przycisku nastąpi przejście do wideoprezentacji. Na podany adres prześlę również link do prezentacji, aby mogli Państwo wrócić do niej również w przyszłości. E-mail jest bezpieczny, nigdy nie rozysłamy spamu.

Pozdrawiam

Maciej Cichalewski

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w celu realizacji usługi newsletter zgodnie z Polityką prywatności

Dziękuję! Przechodzimy do prezentacji...

Zapraszam na prezentację

Po kliknięciu poniższego przycisku nastąpi przejście do wideoprezentacji. Na podany adres prześlę również link do prezentacji, aby mogli Państwo wrócić do niej również w przyszłości. E-mail jest bezpieczny, nigdy nie rozysłamy spamu.

Pozdrawiam

Maciej Cichalewski

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w celu realizacji usługi newsletter zgodnie z Polityką prywatności

Dziękuję! Przechodzimy do prezentacji...

Zapraszam na prezentację

Po kliknięciu poniższego przycisku nastąpi przejście do wideoprezentacji. Na podany adres prześlę również link do prezentacji, aby mogli Państwo wrócić do niej również w przyszłości. E-mail jest bezpieczny, nigdy nie rozysłamy spamu.

Pozdrawiam

Maciej Cichalewski.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w celu realizacji usługi newsletter zgodnie z Polityką prywatności

Dziękuję! Przechodzimy do prezentacji...