Dokumenty w wersji papierowej zajmują wiele segregatorów, półek, nawet szaf. Aby zaoszczędzić przestrzeń i usprawnić archiwizowanie faktur spływających do firmy, przedsiębiorcy decydują się na digitalizację dokumentów. Jak to wygląda w praktyce?
Czy podążanie za trendami się opłaca?
Jeszcze kilkanaście lat temu nie wszystkie podmioty gospodarcze wykorzystywały komputery. Dziś trudno wyobrazić sobie sprawnie działającą i nowoczesną firmę bez sprzętu elektronicznego. Posiadanie go pozwala przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej, a to wiąże się ze sporymi oszczędnościami.
Zastanawiasz się, czy digitalizacja dokumentów sprawdzi się w Twojej firmie? Informatyzacja i digitalizacja to więcej niż trendy – to konieczność, z której płynie wiele korzyści. Decydując się na przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej, możesz unowocześnić firmę, obniżyć koszty i usprawnić pracę.
Digitalizacja dokumentów krok po kroku
Aby przechowywanie faktur czy innych dokumentów było możliwe w wersji elektronicznej, konieczne jest posiadanie sprzętu. Poza komputerem, który jest dziś podstawowym wyposażeniem firm, potrzebny będzie (zwykły lub dokumentowy) skaner. Dokumentów nie będzie trzeba skanować pojedynczo, o ile skaner zostanie wyposażony w automatyczny podajnik – wówczas wystarczy położyć na podajnik plik dokumentów, a te zostaną zeskanowane automatycznie. Małe firmy, które nie mają na stanie skanera, a ich klienci w większości wysyłają im gotowe skany faktur przez e-mail, mogą wykorzystać np. aplikację smartfonową CamScanner na Androida do sporadycznie pojawiających się faktur papierowych.
Kwestia sprzętu to nie wszystko – pozostaje jeszcze odpowiednie oprogramowanie. Zwykłe dokumenty można zeskanować, a następnie posegregować w katalogach. W przypadku faktur sprawa jest bardziej skomplikowana – muszą one jeszcze zostać zaksięgowane. Z tego względu do ich digitalizacji przyda się odpowiedni program, np. SaldeoSMART. Jak on działa? Jeśli korzystasz z aplikacji SaldeoSMART, digitalizacja dokumentów staje się bardzo prosta, bo:
- Po zeskanowaniu faktury (lub jej przesłaniu, gdy mowa o korzystaniu ze wspomnianej aplikacji CamScanner) dane na niej zawarte są odczytywane i kategoryzowane. Sortowanie pozwala na przeszukiwanie zasobów – odnalezienie dokumentu nie jest problemem i zajmuje maksymalnie kilka minut.
- Wszystkie zeskanowane materiały mogą zostać od razu umieszczone w archiwum, co oszczędza sporo pracy w przyszłości. Dostęp do archiwum ma każdy uprawniony pracownik niezależnie od dnia tygodnia czy godziny.
- Dodatkowym plusem jest fakt, że program jest zintegrowany z ponad 30 programami księgowymi i systemami ERP.
Aby digitalizacja dokumentów odbywała się sprawnie, niezbędne jest jednorazowe skonfigurowanie ustawień skanera. Dlaczego? Współczynnik odczytu danych zależy od wielu czynników, np. rozdzielczości obrazu. W przypadku SaldeoSMART użytkownikom zaleca się m.in.: ustawienie rozdzielczości 300 DPI oraz skanowania (najlepiej) w kolorze lub w tzw. skali szarości.
Korzyści płynące z digitalizacji dokumentów
Digitalizacja dokumentów to nie wymysł lub niepotrzebny wydatek – współcześnie to konieczność. Zaopatrzenie swojej firmy w skaner do dokumentów umożliwia sprawniejsze niż dotychczas zarządzanie dokumentacją. To rozwiązanie, które sprawdza się zarówno w małych, ale dynamicznie rozwijających się firmach, jak i w dużych przedsiębiorstwach, które codziennie generują i otrzymują setki dokumentów.
Jeżeli zdecydujesz się na SaldeoSMART, możesz być pewien, że wdrożenie digitalizacji dokumentów oraz ich elektronicznego obiegu odbędzie się sprawnie. Przed przystąpieniem do prac wdrożeniowcy SaldeoSMART badają twoje oczekiwania, potrzeby i dzielą się wiedzą z twoimi pracownikami, w efekcie, korzyści jakimi są oszczędność czasu i usprawnienie obsługi aktualnych klientów, prędko staną się twoim udziałem.
Chcesz usprawnić prowadzenie firmy? Masz dosyć przedzierania się przez tysiące kartek i dziesiątki segregatorów, aby znaleźć potrzebną fakturę? Digitalizacja i elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART to odpowiedź na Twoje potrzeby. Jeżeli masz więcej pytań to zapraszamy do kontaktu
