Zdecydowałeś się ułatwić pracę swoim pracownikom, nabywając program SaldeoSMART? Sprawdź, co musisz wiedzieć o skanowaniu dokumentów i jak poprawnie wykonać tę czynność.

 

Dlaczego skanowanie faktur opłaca się biurom rachunkowym?

 

Mimo że przedsiębiorcy mogą drogą elektroniczną przesłać do biura rachunkowego wystawione i otrzymane faktury, to bardzo często, również ze względu na przyzwyczajenia, samodzielnie je dostarczają. W takiej sytuacji pracownicy biura mają sporo pracy, dlatego że zanim wyliczą wysokość VAT-u czy podatku dochodowego, muszą najpierw wprowadzić do systemu dane widniejące na fakturach. Tak dzieje się w tradycyjnych biurach. A jak to wygląda w tych nowocześnie prowadzonych?

 

Właściciele biur rachunkowych, którzy doskonale wiedzą, że czas to pieniądz, już od dawna korzystają z innowacyjnych programów, które umożliwiają skanowanie faktur do programu księgowego. Takim jest np. SaldeoSMART.

 

Korzystając z SaldeoSMART, właściciele biur księgowych mogą:

  • Zaoszczędzić czas wystarczy zeskanować dokumenty, a aplikacja rozpozna i zapisze informacje zawarte na fakturze.
  • Usprawnić obieg dokumentów – wgląd do nich mogą mieć zarówno uprawnieni pracownicy biura rachunkowego, jak i poszczególni klienci.
  • Zapomnieć o konieczności prowadzenia papierowego archiwum – zeskanowane faktury są automatycznie archiwizowane, a przeszukiwanie zasobów jest łatwe i wygodne.

 

Jak wyliczyli specjaliści z SaldeoSMART, zainwestowanie w program rozpoznający faktury przez system OCR pozwala obniżyć koszty wprowadzania dokumentów nawet o 50%! To jednak nie wszystko, bo zaoszczędzony czas można wykorzystać, obsługując dodatkowych klientów, bez konieczności zwiększania dotychczasowego zatrudnienia.

 

Skanowanie faktur do programu księgowego krok po kroku

 

           Krok pierwszy: skaner i jego ustawienia

 

Zdecydowałeś się skanować faktury do programu księgowego za pomocą SaldeoSMART? Poza sprzętem komputerowym będziesz potrzebował skanera – może to być zwykły skaner znajdujący się już na stanie firmy, może to być również urządzenie stworzone specjalnie z myślą o skanowaniu dokumentów z podajnikiem. Ten drugi może znacząco ułatwić skanowanie faktur do programu księgowego, ponieważ umożliwia skanowanie wielu dokumentów bez konieczności ich pojedynczego układania na szybie

Gdy mowa o ustawieniach skanera, specjaliści z SaldeoSMART zalecają następujące:

 

  • Kolor – czytelniejsze są skany dokumentów skanowanych w trybie kolorowym lub skali szarości.
  • Rozdzielczość – zalecana rozdzielczość to 300 DPI. Ustawienie wyższej nie polepszy czytelności skanowanych dokumentów, a zwiększy rozmiar pliku.
  • Format skanowania – optymalny format skanowania faktur do programu księgowego to PDF.

 

Po ustawieniu zalecanych ustawień warto przetestować jakość zeskanowanych obrazów. Jest to o tyle ważne, że powyższe parametry mają bezpośredni wpływ na odczytanie danych zawartych na dokumentach.

 

           Krok drugi: jak prawidłowo ułożyć dokumenty?

 

Poza ustawieniami skanera na czytelność zeskanowanych dokumentów wpływ ma również sposób ich ułożenia. Aby poszczególne strony w czasie skanowania nie przekrzywiły się, najlepiej wykorzystać specjalne elementy, które przytrzymują kartkę w żądanej pozycji na skanerze.

 

W przypadku SaldeoSMART skanowanie faktur do programu księgowego nie musi odbywać się pojedynczo. Kartki można ułożyć w stos i umieścić je na automatycznym podajniku, a samemu zająć w tym czasie czymś innym. Co ważne, możliwe jest także skanowanie faktur wielostronicowych i dwustronnych – tzw. dupleks.

 

           Krok trzeci: eksport i import zeskanowanych dokumentów

 

Skanowanie faktur do programu księgowego to nie wszystko – pozostaje jeszcze wyeksportowanie skanów do pliku, a następnie import w używanym programie księgowym. Czynności te odbywają się bardzo sprawnie i szybko.

 

Specjaliści z SaldeoSMART zadbali, aby wszyscy, którzy prowadzą biura rachunkowe, mogli w ten sposób skanować faktury i tym samym oszczędzać czas i pieniądze. Dzieje się tak dlatego, że aktualnie aplikacja współpracuje z ponad 30 programami księgowymi.

 

Jak widzisz, SaldeoSMART wspiera właścicieli biur rachunkowych w codziennym prowadzeniu biznesu. Może również Ty zdecydujesz się skorzystać z jego możliwości?

Zapraszam na prezentację

Po kliknięciu poniższego przycisku nastąpi przejście do wideoprezentacji. Na podany adres prześlę również link do prezentacji, aby mogli Państwo wrócić do niej również w przyszłości. E-mail jest bezpieczny, nigdy nie rozysłamy spamu.

Pozdrawiam

Maciej Cichalewski

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w celu realizacji usługi newsletter zgodnie z Polityką prywatności

Dziękuję! Przechodzimy do prezentacji...

Zapraszam na prezentację

Po kliknięciu poniższego przycisku nastąpi przejście do wideoprezentacji. Na podany adres prześlę również link do prezentacji, aby mogli Państwo wrócić do niej również w przyszłości. E-mail jest bezpieczny, nigdy nie rozysłamy spamu.

Pozdrawiam

Maciej Cichalewski

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w celu realizacji usługi newsletter zgodnie z Polityką prywatności

Dziękuję! Przechodzimy do prezentacji...

Zapraszam na prezentację

Po kliknięciu poniższego przycisku nastąpi przejście do wideoprezentacji. Na podany adres prześlę również link do prezentacji, aby mogli Państwo wrócić do niej również w przyszłości. E-mail jest bezpieczny, nigdy nie rozysłamy spamu.

Pozdrawiam

Maciej Cichalewski.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w celu realizacji usługi newsletter zgodnie z Polityką prywatności

Dziękuję! Przechodzimy do prezentacji...