Zdecydowałeś się ułatwić pracę swoim pracownikom, nabywając program SaldeoSMART? Sprawdź, co musisz wiedzieć o skanowaniu dokumentów i jak poprawnie wykonać tę czynność.
Dlaczego skanowanie faktur opłaca się biurom rachunkowym?
Mimo że przedsiębiorcy mogą drogą elektroniczną przesłać do biura rachunkowego wystawione i otrzymane faktury, to bardzo często, również ze względu na przyzwyczajenia, samodzielnie je dostarczają. W takiej sytuacji pracownicy biura mają sporo pracy, dlatego że zanim wyliczą wysokość VAT-u czy podatku dochodowego, muszą najpierw wprowadzić do systemu dane widniejące na fakturach. Tak dzieje się w tradycyjnych biurach. A jak to wygląda w tych nowocześnie prowadzonych?
Właściciele biur rachunkowych, którzy doskonale wiedzą, że czas to pieniądz, już od dawna korzystają z innowacyjnych programów, które umożliwiają skanowanie faktur do programu księgowego. Takim jest np. SaldeoSMART.
Korzystając z SaldeoSMART, właściciele biur księgowych mogą:
- Zaoszczędzić czas – wystarczy zeskanować dokumenty, a aplikacja rozpozna i zapisze informacje zawarte na fakturze.
- Usprawnić obieg dokumentów – wgląd do nich mogą mieć zarówno uprawnieni pracownicy biura rachunkowego, jak i poszczególni klienci.
- Zapomnieć o konieczności prowadzenia papierowego archiwum – zeskanowane faktury są automatycznie archiwizowane, a przeszukiwanie zasobów jest łatwe i wygodne.
Jak wyliczyli specjaliści z SaldeoSMART, zainwestowanie w program rozpoznający faktury przez system OCR pozwala obniżyć koszty wprowadzania dokumentów nawet o 50%! To jednak nie wszystko, bo zaoszczędzony czas można wykorzystać, obsługując dodatkowych klientów, bez konieczności zwiększania dotychczasowego zatrudnienia.
Skanowanie faktur do programu księgowego krok po kroku
Krok pierwszy: skaner i jego ustawienia
Zdecydowałeś się skanować faktury do programu księgowego za pomocą SaldeoSMART? Poza sprzętem komputerowym będziesz potrzebował skanera – może to być zwykły skaner znajdujący się już na stanie firmy, może to być również urządzenie stworzone specjalnie z myślą o skanowaniu dokumentów z podajnikiem. Ten drugi może znacząco ułatwić skanowanie faktur do programu księgowego, ponieważ umożliwia skanowanie wielu dokumentów bez konieczności ich pojedynczego układania na szybie
Gdy mowa o ustawieniach skanera, specjaliści z SaldeoSMART zalecają następujące:
- Kolor – czytelniejsze są skany dokumentów skanowanych w trybie kolorowym lub skali szarości.
- Rozdzielczość – zalecana rozdzielczość to 300 DPI. Ustawienie wyższej nie polepszy czytelności skanowanych dokumentów, a zwiększy rozmiar pliku.
- Format skanowania – optymalny format skanowania faktur do programu księgowego to PDF.
Po ustawieniu zalecanych ustawień warto przetestować jakość zeskanowanych obrazów. Jest to o tyle ważne, że powyższe parametry mają bezpośredni wpływ na odczytanie danych zawartych na dokumentach.
Krok drugi: jak prawidłowo ułożyć dokumenty?
Poza ustawieniami skanera na czytelność zeskanowanych dokumentów wpływ ma również sposób ich ułożenia. Aby poszczególne strony w czasie skanowania nie przekrzywiły się, najlepiej wykorzystać specjalne elementy, które przytrzymują kartkę w żądanej pozycji na skanerze.
W przypadku SaldeoSMART skanowanie faktur do programu księgowego nie musi odbywać się pojedynczo. Kartki można ułożyć w stos i umieścić je na automatycznym podajniku, a samemu zająć w tym czasie czymś innym. Co ważne, możliwe jest także skanowanie faktur wielostronicowych i dwustronnych – tzw. dupleks.
Krok trzeci: eksport i import zeskanowanych dokumentów
Skanowanie faktur do programu księgowego to nie wszystko – pozostaje jeszcze wyeksportowanie skanów do pliku, a następnie import w używanym programie księgowym. Czynności te odbywają się bardzo sprawnie i szybko.
Specjaliści z SaldeoSMART zadbali, aby wszyscy, którzy prowadzą biura rachunkowe, mogli w ten sposób skanować faktury i tym samym oszczędzać czas i pieniądze. Dzieje się tak dlatego, że aktualnie aplikacja współpracuje z ponad 30 programami księgowymi.
Jak widzisz, SaldeoSMART wspiera właścicieli biur rachunkowych w codziennym prowadzeniu biznesu. Może również Ty zdecydujesz się skorzystać z jego możliwości?
