W każdej firmie – niezależnie od jej wielkości – codziennie są generowane dokumenty, a dodatkowe stale są wysyłane przez kontrahentów. W jaki sposób zapanować nad tym, aby nie doprowadzić do chaosu? Czy sprawny i szybki obieg dokumentów jest w ogóle możliwy?
Zarządzanie dokumentami w firmie – jak to wygląda w praktyce?
Obieg dokumentów w firmie to szereg czynności związanych z zarządzaniem nimi. Nie ma znaczenia, czy mowa o dokumentach wygenerowanych przez pracowników przedsiębiorstwa, czy przychodzących – zawsze niezbędne jest ich zarejestrowanie, systematyczne porządkowanie oraz, jeżeli zachodzi taka konieczność, opisywanie, aby w przyszłości ich odnalezienie nie stanowiło kłopotu. Gdy materiały nie są już potrzebne, pozostaje ich zarchiwizowanie. Wymienione wyżej czynności są niezbędne niezależnie od tego, czy mowa o dokumentach w formie papierowej czy elektronicznej.
Fakt, że jeden dokument może przechodzić przez ręce kilku lub nawet kilkunastu osób, świetnie widać na przykładzie otrzymanej przez firmę faktury. Osoby, które złożyły zamówienie, muszą sprawdzić, czy pozycje znajdujące się na dokumencie zgadzają się z otrzymanymi produktami. W dużych firmach taką kontrolą może zajmować się kilku pracowników zatrudnionych na różnych szczeblach. Pozostaje jeszcze kwestia zatwierdzenia płatności i wprowadzenia danych z faktury do systemu, z którego firma korzysta. A gdyby tak obieg dokumentów w firmie był mniej czasochłonny i odbywał się w sposób elektroniczny? Teraz jest to możliwe.
Elektroniczny obieg dokumentów – czy to się sprawdza?
Rozwój technologii sprawił, że na rynku działalność rozpoczęły firmy zajmujące się tworzeniem nowoczesnych aplikacji. Tym samym wypełniły one lukę: dały podmiotom gospodarczym narzędzia, za pomocą których te mogą usprawnić obieg dokumentów w firmie. W efekcie faktura kosztowa wpływająca do firmy może zostać sprawnie opisana przez kolejnych pracowników firmy biorących udział w obiegu, dzięki czemu księgowy poprawnie ją zaksięguje. Jeżeli program korzysta z technologii OCR i odpowiednich algorytmów, to istnieje możliwość stworzenia pliku i wyeksportowania go do programu księgowego, z którego korzysta przedsiębiorstwo. To jednak nie wszystko, bo dokument zostaje też automatycznie zarchiwizowany. Taki elektroniczny obieg dokumentów zapewnia np. SaldeoSMART.
Program SaldeoSMART został tak pomyślany, aby umożliwić użytkownikom zapanowanie nad dużą ilością dokumentów i faktur. Z tego też względu świetnie sprawdza się zarówno w biurach rachunkowych, jak i firmach utrzymujących dział księgowy. Każdy dokument przechodzi przez przewidziany dla niego obieg dokumentów, w poszczególnych etapach trafiając do właściwych pracowników, zarządu firmy, księgowego itd.
Poszczególne etapy mają przypisany konkretny kolor co dodatkowo ułatwia rozpoznanie, jak postępuje praca nad dokumentami. Dodatkowo przy każdym dokumencie pojawia się szczegółowa historia zmian, z którą może zapoznać się uprawniony do edycji dokumentu pracownik.
Wdrożenie SaldeoSMART to konkretne korzyści zarówno z punktu widzenia firmy, jak i biura rachunkowego, które je obsługuje. Pracownicy tego pierwszego podmiotu mogą usprawnić obieg dokumentów w firmie, eliminując tym samym konieczność ich fizycznego przekazywania sobie. Po zeskanowaniu do programu SaldeoSMART faktury, dane na niej zawarte są odczytywane automatycznie – pracownik skanujący dokument musi je tylko sprawdzić. Potem, zgodnie z przewidzianym obiegiem, faktura jest przekazywana do wglądu odpowiednim osobom, które ją zatwierdzają i dodają merytoryczny opis. Na takim obiegu dokumentów w firmie zyskuje biuro rachunkowe. Ponieważ trafiająca do niego faktura jest opisana, księgowy musi jedynie przypisać kategorię księgową odpowiadającą konkretnym kontom i sposobie odliczania VAT w programie księgowym. To nie tylko oszczędność czasu, lecz także możliwość wyeliminowania pomyłek – wgląd do dokumentu ma kilka osób.
Indywidualne, czyli elastyczne podejście
SaldeoSMART rozwiązuje nie tylko problem obiegu dokumentów w firmie, lecz także ich udostępniania, ponieważ wskazani użytkownicy mogą mieć stały dostęp do dokumentów, nawet jeśli te zostały już zaksięgowane i ich fizyczne egzemplarze leżą w fizycznym archiwum. Dzięki OCR wykorzystanym w wyszukiwarce dokumentów, bardzo łatwo jest znaleźć dokumenty po słowach w nich zawartych, a także dzięki filtrom, które zawężają wyszukiwanie np. do konkretnej przestrzeni w czasie lub cechy opisującej dokument. Ponieważ program jest konfigurowany indywidualnie dla każdego klienta, możliwe jest wdrożenie niestandardowych rozwiązań, które to sprawdzą się w przypadku Twojej firmy i przysporzą Ci zadowolonych klientów.
Z SaldeoSMART masz możliwość zapanować nad dokumentacją, usprawnić obieg dokumentów w firmie i dodatkowo zaoszczędzić: zarówno czas, jak i pieniądze. Zdecyduj się na innowacyjne rozwiązanie i sprawdź pozostałe czekające na Ciebie korzyści.
