Nie wszystkie podmioty gospodarcze są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Te jednak, na które ustawodawca nakłada taki obowiązek, muszą pamiętać o inwentaryzacji środków trwałych. Jak ją prawidłowo przeprowadzić?
Co to jest inwentaryzacja środków trwałych?
Inwentaryzacja środków trwałych najczęściej odbywa się przez ich spis z natury, ale ustawodawca dopuszcza zastosowanie również innych metod. W przypadku środków zdeponowanych w banku lub u kontrahentów spis z natury nie jest możliwy do przeprowadzenia – wystarczy potwierdzenie sald. Czasem zdarza się, że konieczne jest zweryfikowanie danych widniejących w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi.
Powyższe działania pozwalają ustalić rzeczywisty stan środków trwałych. Po zestawieniu go z informacjami widniejącymi w dokumentach, możliwe jest sprawdzenie, czy występują różnice. Zarówno ubytki, jak i nadwyżki należy – zgodnie z ustawą o rachunkowości – uwzględnić w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Systematyczne przeprowadzanie inwentaryzacji jest zatem uzasadnione – pozwala wykryć ewentualne niezgodności między rzeczywistym stanem aktywów w tym wykazanym w dokumentach. Podmioty, dla których inwentaryzacja środków trwałych jest ustawowym obowiązkiem, muszą przy tym pamiętać o terminach ich przeprowadzania.
Jak często należy przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych?
Konieczność przeprowadzania przez przedsiębiorstwa inwentaryzacji środków trwałych została zapisana w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zasadniczo poszczególne jednostki są zobowiązane ją przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego, przy czym od tej ogólnej zasady ustawodawca przewidział kilka wyjątków. Przykładowo inwentaryzację:
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów, które znajdują się w strzeżonych składowiskach i są objęte ewidencją ilościowo-wartościową, można przeprowadzać raz w ciągu 2 lat,
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie można przeprowadzać raz w ciągu 4 lat,
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną można przeprowadzić raz w roku.
Ustawodawca przewiduje również sytuacje, gdy inwentaryzacja środków trwałych nie musi się odbyć. Ma to miejsce choćby w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.
Przeprowadzanie inwentaryzacji – o czym trzeba pamiętać?
Zanim w przedsiębiorstwie zostanie przeprowadzona inwentaryzacja środków trwałych, wyznaczeni pracownicy powinny ustalić m.in. zasady, na jakich będą rozliczane poszczególne środki. W przypadku dużych przedsiębiorstw przeprowadzenie inwentaryzacji ułatwi przygotowanie instrukcji inwentaryzacyjnej. W takim dokumencie można zawrzeć wszelkie wytyczne, np. odnoszące się do oznaczania inwentaryzowanych składników.
Inwentaryzacja środków trwałych zawsze kończy się przygotowaniem protokołu. W tym musi znaleźć się informacja o różnicach inwentaryzacyjnych. Protokół jest podstawą do powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych.
