W obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego warto rozważyć bezdotykową obsługę Klienta Biura Rachunkowego. Poniższa krótka instrukcja opisuje, w jaki sposób doprowadzić do bezdotykowej obsługi przyjmowania faktur od Klientów.
Po pierwsze upewnij się, że masz założone konto w SaldeoSMART z uruchomionym pakietem Odczytywanie Dokumentów. Jeśli nie – skontaktuj się z nami czyli Certyfikowanym Partnerem SaldeoSMART.
Jeśli pracujesz już na tym pakiecie SaldeoSMART czytaj dalej tę instrukcję, a dowiesz się jak pracować z Klientami bezdotykowo (i po części bezobsługowo).
Jest kilka sposobów by osiągnąć cel:
- Dodawanie dokumentów przez Panel Firmy
- Przesyłanie dokumentów mailem na dedykowany firmie adres email z domeną @dok.saldeo.pl
- Przesyłanie dokumentów Aplikacją Mobilną SaldeoSMART
Jak udostępnić Klientowi konto firmy SaldeoSMART (Panel Firmy)?
Żeby Państwa Klient mógł przekazać Państwu dokumenty za pośrednictwem Saldeo należy udostępnić mu Panel Klienta, w kilku prostych krokach. W ich wyniku otrzyma on mail z informacją o wygenerowanym dla niego nowym haśle do Saldeo – warto więc poinformować Klienta, żeby spodziewał się takiej informacji i nie uznał jej za np. SPAM:
Krok 1:
Krok 2:
Krok 3:
Krok 4:
Dodawanie dokumentów jest analogiczne jak w przypadku biura (przez przeglądarkę – np. przycisk „+Dodaj” w lewym górnym rogu).
Jak dodawać dokumenty z poziomu SaldeoSMART (str. 6 i 7) oraz wysyłając mailem (str. 8) + uprzednie ustawienie skanera (str. 4):
https://docs.google.com/document/d/1v8Tas5Ho4oNgDqqijofCG2cGavGCoZ-i0_MkMauj6OM/edit
Dodatkowo Klienci mogą korzystać z aplikacji mobilnej by dodawać dokumenty do SaldeoSMART.
Aplikacja mobilna (polecam sparowanie z CamScanner):
https://docs.google.com/document/d/103ugbKD0RvKetPmeRzaUyX_2AoJTZ-aMD-7TZmWdJKs/edit
Gdy klienci wysyłają zwyczajne maile z fakturami do biura
W przypadku gdy Klienci wysyłają Państwu maile z załącznikami można ich przekonać do wejścia na założone dla nich konto firmy, a nieprzekonanych obsłużyć następująco:
Dodawanie dokumentów za pomocą dedykowanego email’a przydaje się gdy nie muszą się one pilnie znaleźć w SaldeoSMART a mogą za np. pół godziny. Te dokumenty, na których automatycznym odczycie przez SaldeoSMART nam nie zależy takie jak w.w. pisma, umowy, a także inne, są przekazywane do SaldeoSMART jednoetapowo – wystarczy je wysłać tym sposobem. W przypadku faktur, które chcemy by SaldeoSMART odczytało potrzebujemy nie tylko dodać te dokumenty, ale także z poziomu listy dokumentów je odczytać. Rozumiejąc to rozróżnienie poniżej przedstawiam jak działa ta funkcjonalność – proszę wejść w link oraz odczekać aż dokument sam przeskoczy do wybranej części instrukcji: https://docs.google.com/document/d/1nVbTlBZv3TP11LJGdVOSYtWjmxovxF80AJjDBxYdQ48/edit#heading=h.elutcn14nryg
Chcę zwrócić uwagę na to, że warto odwiedzić sekcję Ustawienia konta, w której ustawiamy PIN – pkt. 5 tego rodziału: https://docs.google.com/document/d/1nVbTlBZv3TP11LJGdVOSYtWjmxovxF80AJjDBxYdQ48/edit#heading=h.111p40o9zhwg
Także podkreślę, że nie trzeba tworzyć nowej wiadomości, ale wystarczy przekierować maila, w którym Klient załączy nam faktury/dokumenty na dedykowany jego firmie adres email.
W przypadku dokumentów, które chcemy by były odczytane należy je odczytać z poziomu listy dokumentów.
Wszystkie instrukcje są dostępne kolejno z poziomu SaldeoSMART pod ikoną znaku zapytania w prawym górnym rogu (zarówno dla Klienta jak i dla Państwa)
