Dziś jest 18 marca 2020. Większość firm, w tym biur rachunkowych, przechodzi w tryb pracy zdalnej lub stara się ograniczać fizyczny kontakt ze swoimi klientami. Takie działania są zgodne z zaleceniami rządu i są odpowiedzią na apel o unikanie skupisk ludzi oraz ograniczanie bezpośredniego kontaktu. Biura rachunkowe w związku z ogłoszonym stanem zagrożenia epidemicznego:
- proszą swoich klientów o pozostawianie dokumentów papierowych w wyznaczonych miejscach biura np. w przedsionkach, korytarzach itp.
- zalecają wysyłkę dokumentów pocztą lub kurierem
- umawiają wcześniej spotkania w przypadku pilnych spraw lub dużej ilości dokumentów
Problemy firm podczas pandemii koronawirusa (COVID-19)
Środki bezpieczeństwa, o których wspominam powyżej, są doraźną odpowiedzią na obecną sytuację. Prognozy przewidują, że szczyt zachorowań osiągnięty będzie w ciągu nadchodzących 10-14 tygodni. Oznacza to, że jeszcze przez kilka miesięcy będzie utrzymywało się zagrożenie związane z pandemią, a utrudnienia nie miną szybko (tzn. w ciągu miesiąca czy dwóch). Obawy przed utratą klientów są uzasadnione – klienci biur rachunkowych mogą zawieszać lub zamykać działalność (branże gastronomiczna i turystyczna, hotele, transport i logistyka, salony fryzjerskie, branża eventowa i inne) z uwagi na duży odpływ swoich kontrahentów. Ponadto wraz z rozprzestrzenianiem wirusa, klienci będą chcieli (lub nawet musieli!) jeszcze bardziej ograniczyć swój kontakt z innymi osobami w tym pracownikami biur rachunkowych.
Obserwacja sytuacji w państwach Europy oraz innych, w których rozwój epidemii jest bardziej posunięty niż w Polsce, każe mi wnioskować, że powyższe stwierdzenie o dalszej izolacji ludzi w najbliższych tygodniach może wzrastać (wystarczy spojrzeć na kwarantanne we Włoszech).
Jak zatem w świetle społecznej izolacji zapewnić płynność działania i obsługi księgowej? Co zrobić, aby nie dokładać problemów już i tak zaniepokojonym klientom? Jak usprawnić pracę w biurze rachunkowym, nawet gdy większość pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie? Zaprezentuję poniżej kilka nowoczesnych rozwiązań technologicznych dla biur rachunkowych.
1. Bezdotykowe przekazywanie dokumentów do biura oraz automatyczny wczytanie do programu księgowego
Pierwszym problemem jest przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego. Rozwiązaniem tego problemu może być jeden z systemów SaldeoSMART, który umożliwia klientom przesyłanie ich skanów, plików pdf lub obrazów faktur do biura. Jest to składowa systemu Odczyt dokumentów, który pozwala na automatyczny odczyt dokumentów i faktur za pomocą OCR’a (papierowych oraz z plików obrazów JPG, PNG oraz dokumentów PDF dostarczanych drogą elektroniczną) a następnie wczytanie do programu księgowego. Przyjrzyjmy się dwóm procesom, które mogą wdrożyć biura księgowe, korzystające z SaldeoSMART:
1. Biuro rachunkowe przekazuje specjalnie wygenerowany adres e-mail, na który klient przesyła wszystkie skany, pliki, PDF’y, obrazy JPG. Adres e-mail jest specjalnym adresem generowanym przez program SaldeoSMART. W momencie nadejścia poczty elektronicznej od klienta, SaldeoSMART automatycznie zaczytuje załączniki, które mogą zostać odczytane przez pracownika Biura Rachunkowego
2. Drugim i zarazem bardziej profesjonalnym rozwiązaniem jest przekazanie specjalnego dostępu do panelu firmy. Biuro rachunkowe korzystające z SaldeoSMART udostępnia swojemu klientowi jego dedykowany panel w SaldeoSMART. Panel jest dostępny poprzez przeglądarkę internetową i klient ma dostęp do niego z każdego miejsca na świecie. Bezpośrednio za pomocą tego panelu wgrywa swoje pliki, skany, PDF’y i po kilku sekundach wszystkie dokumenty są już w biurze obsługiwane przez pracownika – na miejscu lub zdalnie.
Jest jeszcze 3 rozwiązanie. Jeżeli chcą je Państwo poznać prosimy o kontakt w celu zaprezentowania. Adres email: kontakt@cicomputer.pl lub telefon: 74 666 21 00.
2. Zarządzanie biurem – zdalnie w dobie koronawirusa
Konieczność pracy zdalnej w biurze może nastręczać szeregu problemów. Kontrola i logowanie czasu pracy księgowych, tworzenie zadań wewnątrz biura, zadania cykliczne, które trzeba obsłużyć, kontrola i sprawna komunikacja z klientami… podczas pracy z domu może być jeszcze bardziej trudna niż zwykle. Tutaj z pomocą przychodzi znowu program SaldeoSMART a konkretnie moduł Zarządzanie biurem, który:
- umożliwia logowanie czasu pracy z podziałem na czas poświęcony na konkretne zadania
- pozwala na tworzenie zadań wewnętrznych w biurze
- stanowi nowy oraz bardziej kontrolowany kanał komunikacji z klientem (wszystko odbywa się przez jeden system SaldeoSMART)
- umożliwia tworzenie raportów
Dostęp do programu jest przez przeglądarkę internetową, stąd z SaldeoSMART bez przeszkód można pracować zdalnie.
Jeżeli chcieliby Państwo zakupić Zarządzanie biurem to jest dobry moment na to, ponieważ zakup do końca kwietnia 2020 wiąże się z otrzymaniem 50% rabatu na korzystanie z modułu przez pierwsze 6 miesięcy. Zapraszam do kontaktu z naszymi handlowcami w celu prezentacji rozwiązania oraz dowiedzenia się szczegółów.
W celu uzyskania szczegółów prosimy o kontakt:
Marcin
Konsultant Wdrożeniowy
Maciej
Certyfikowany Konsultant Wdrożeniowy
📞 601993491
email: kontakt@cicomputer.pl
3. Telekonferencje
W każdym biznesie zachodzi konieczność spotkania z klientem czy z zespołem w celu omówienia i rozwiązania problemów, rozwiania wątpliwości, omówienia strategii czy planowaniu kolejnych działań biznesowych. Dotyczy to wszystkich firm w tym również biur rachunkowych.
Doskonałym rozwiązaniem w tej sytuacji jest Microsoft Teams. Z tego oprogramowania korzystamy również my do celów komunikacji z zespołem oraz partnerami i z czystym sumieniem polecamy. Główne funkcje, które warto wykorzystać podczas pracy to:
- Spotkania online – wideo konferencje
- Czat zespołowy
- Udostępnianie plików i ankiet
Microsoft Teams to wielkie udogodnienie w pracy zdalnej. Pracując z domu lub z dowolnego innego miejsca jesteśmy w stanie ukryć przed widokiem klienta czy zespołu nasze otoczenie – widok na pokój w którym pracujemy, szafy, łózko czy wreszcie… bałagan. Może do tego służyć sprytna funkcja zamazania tła w programie. Zachęcam do kontaktu z nami, a chętnie opowiemy o Teams’ach.
Podsumowanie
Nadchodzący czas wymaga od nas zmian w sposobie pracy. Nowoczesne technologie obecnie oferują najbardziej wydajne sposoby na zapewnienie ciągłości pracy biur rachunkowych i firm. Niestety, ale czas utrudnień i konieczności izolacji nie zakończy się w ciągu najbliższych dwóch miesięcy. Warto zatem już teraz wdrożyć narzędzia, które pomogą wydajnie pracować w tym trudnym okresie. Na zakończenie zapraszam na moją prezentację programu SaldeoSMART, programu który pozwala na wiele więcej niż odczyt papierowych faktur do programów księgowych:
