Szanowni Państwo,

mamy przyjemność poinformować, że uzyskaliśmy status najlepszego Partnera programu SaldeoSMART.

Dziękujemy za zaufanie i zapraszamy do kontaktu przedsiębiorstwa zainteresowane profesjonalnym wdrożeniem systemu OCR do odczytu dokumentów w firmie i biurze rachunkowym.

Życzymy miłego dnia

szybkiksiegowy.pl

CI-COMPUTER Instal

Czas trwania promocji – do końca kwietnia 2020 r.
Opis promocji – Przy zakupie Pakietu Komunikacja z Klientem w wersji online do końca kwietnia 2020 r., przysługuje rabat w wysokości 50% na abonament przez pierwsze 6 miesięcy korzystania z usługi.
Cena zależy od ilości utworzonych Kont Klienckich.
Pakiet Komunikacja z Klientem jest dostępny w następujących cenach:

Pakiet obejmuje:
● tworzenia wskazanej ilości Kont Klienckich dla klientów Biura Rachunkowego (dalej: Klienci),
● automatyczne aktualizacje,
● tworzenie kopii zapasowych i utrzymanie na serwerach BrainSHARE Konta SaldeoSMART,
● archiwizacja dokumentów przez okres obowiązywania Umowy dostępu do Konta SaldeoSMART, maksymalnie 5 lat,
● wystawianie dostępnych w ramach funkcjonalności Konta SaldeoSMART rodzajów faktur sprzedaży przez Klienta,
● przeglądanie wystawionych przez Klienta faktur sprzedaży i ich pobieranie do PDF, Excel, ZIP,
● dodawanie dokumentów księgowych Klienta pod określony miesiąc i rok kalendarzowy,
● przeglądanie załączonych dokumentów Klienta i pobieranie ich do PDF, Excel, ZIP,
● dodawanie i przeglądanie listy pracowników oraz dokumentów kadrowych Klienta pod określony miesiąc i rok
kalendarzowy,
● dodawanie rozliczenia księgowego dla Klienta pod określony miesiąc i rok kalendarzowy,
● wysyłanie wiadomości email z rozliczeniem księgowym oraz wiadomości przypominających o płatnościach, podatków i ZUS,
● przeglądanie i import listy kontrahentów Klientów,
● eksport danych z faktur do programu księgowego używanego przez Biuro Rachunkowe,
● dostęp do angielskiej wersji aplikacji.

Więcej informacji pod numerem: 502027331

W obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego warto rozważyć bezdotykową obsługę Klienta Biura Rachunkowego. Poniższa krótka instrukcja opisuje, w jaki sposób doprowadzić do bezdotykowej obsługi przyjmowania faktur od Klientów.

Po pierwsze upewnij się, że masz założone konto w SaldeoSMART z uruchomionym pakietem Odczytywanie Dokumentów. Jeśli nie – skontaktuj się z nami czyli Certyfikowanym Partnerem SaldeoSMART.

Jeśli pracujesz już na tym pakiecie SaldeoSMART czytaj dalej tę instrukcję, a dowiesz się jak pracować z Klientami bezdotykowo (i po części bezobsługowo).

Jest kilka sposobów by osiągnąć cel:

1. Dodawanie dokumentów przez Panel Firmy
2. Przesyłanie dokumentów mailem na dedykowany firmie adres email z domeną @dok.saldeo.pl
3. Przesyłanie dokumentów Aplikacją Mobilną SaldeoSMART

Jak udostępnić Klientowi konto firmy SaldeoSMART (Panel Firmy)?

Żeby Państwa Klient mógł przekazać Państwu dokumenty za pośrednictwem Saldeo należy udostępnić mu Panel Klienta, w kilku prostych krokach. W ich wyniku otrzyma on mail z informacją o wygenerowanym dla niego nowym haśle do Saldeo – warto więc poinformować Klienta, żeby spodziewał się takiej informacji i nie uznał jej za np. SPAM:

Krok 1:

Krok 2:

Krok 3:

Krok 4:

Dodawanie dokumentów jest analogiczne jak w przypadku biura (przez przeglądarkę – np. przycisk „+Dodaj” w lewym górnym rogu).

Jak dodawać dokumenty z poziomu SaldeoSMART (str. 6 i 7) oraz wysyłając mailem (str. 8) + uprzednie ustawienie skanera (str. 4):

https://docs.google.com/document/d/1v8Tas5Ho4oNgDqqijofCG2cGavGCoZ-i0_MkMauj6OM/edit

Dodatkowo Klienci mogą korzystać z aplikacji mobilnej by dodawać dokumenty do SaldeoSMART.

Aplikacja mobilna (polecam sparowanie z CamScanner):

https://docs.google.com/document/d/103ugbKD0RvKetPmeRzaUyX_2AoJTZ-aMD-7TZmWdJKs/edit

Gdy klienci wysyłają zwyczajne maile z fakturami do biura

W przypadku gdy Klienci wysyłają Państwu maile z załącznikami można ich przekonać do wejścia na założone dla nich konto firmy, a nieprzekonanych obsłużyć następująco:

Dodawanie dokumentów za pomocą dedykowanego email’a przydaje się gdy nie muszą się one pilnie znaleźć w SaldeoSMART a mogą za np. pół godziny. Te dokumenty, na których automatycznym odczycie przez SaldeoSMART nam nie zależy takie jak w.w. pisma, umowy, a także inne, są przekazywane do SaldeoSMART jednoetapowo – wystarczy je wysłać tym sposobem. W przypadku faktur, które chcemy by SaldeoSMART odczytało potrzebujemy nie tylko dodać te dokumenty, ale także z poziomu listy dokumentów je odczytać. Rozumiejąc to rozróżnienie poniżej przedstawiam jak działa ta funkcjonalność – proszę wejść w link oraz odczekać aż dokument sam przeskoczy do wybranej części instrukcji: https://docs.google.com/document/d/1nVbTlBZv3TP11LJGdVOSYtWjmxovxF80AJjDBxYdQ48/edit#heading=h.elutcn14nryg

Chcę zwrócić uwagę na to, że warto odwiedzić sekcję Ustawienia konta, w której ustawiamy PIN – pkt. 5 tego rodziału: https://docs.google.com/document/d/1nVbTlBZv3TP11LJGdVOSYtWjmxovxF80AJjDBxYdQ48/edit#heading=h.111p40o9zhwg

Także podkreślę, że nie trzeba tworzyć nowej wiadomości, ale wystarczy przekierować maila, w którym Klient załączy nam faktury/dokumenty na dedykowany jego firmie adres email.

W przypadku dokumentów, które chcemy by były odczytane należy je odczytać z poziomu listy dokumentów.

Wszystkie instrukcje są dostępne kolejno z poziomu SaldeoSMART pod ikoną znaku zapytania w prawym górnym rogu (zarówno dla Klienta jak i dla Państwa)

Dziś jest 18 marca 2020. Większość firm, w tym biur rachunkowych, przechodzi w tryb pracy zdalnej lub stara się ograniczać fizyczny kontakt ze swoimi klientami. Takie działania są zgodne z zaleceniami rządu i są odpowiedzią na apel o unikanie skupisk ludzi oraz ograniczanie bezpośredniego kontaktu. Biura rachunkowe w związku z ogłoszonym stanem zagrożenia epidemicznego:

• proszą swoich klientów o pozostawianie dokumentów papierowych w wyznaczonych miejscach biura np. w przedsionkach, korytarzach itp.
• zalecają wysyłkę dokumentów pocztą lub kurierem
• umawiają wcześniej spotkania w przypadku pilnych spraw lub dużej ilości dokumentów

Problemy firm podczas pandemii koronawirusa (COVID-19)

Środki bezpieczeństwa, o których wspominam powyżej, są doraźną odpowiedzią na obecną sytuację. Prognozy przewidują, że szczyt zachorowań osiągnięty będzie w ciągu nadchodzących 10-14 tygodni. Oznacza to, że jeszcze przez kilka miesięcy będzie utrzymywało się zagrożenie związane z pandemią, a utrudnienia nie miną szybko (tzn. w ciągu miesiąca czy dwóch). Obawy przed utratą klientów są uzasadnione – klienci biur rachunkowych mogą zawieszać lub zamykać działalność (branże gastronomiczna i turystyczna, hotele, transport i logistyka, salony fryzjerskie, branża eventowa i inne) z uwagi na duży odpływ swoich kontrahentów. Ponadto wraz z rozprzestrzenianiem wirusa, klienci będą chcieli (lub nawet musieli!) jeszcze bardziej ograniczyć swój kontakt z innymi osobami w tym pracownikami biur rachunkowych.

Obserwacja sytuacji w państwach Europy oraz innych, w których rozwój epidemii jest bardziej posunięty niż w Polsce, każe mi wnioskować, że powyższe stwierdzenie o dalszej izolacji ludzi w najbliższych tygodniach może wzrastać (wystarczy spojrzeć na kwarantanne we Włoszech).

Jak zatem w świetle społecznej izolacji zapewnić płynność działania i obsługi księgowej? Co zrobić, aby nie dokładać problemów już i tak zaniepokojonym klientom? Jak usprawnić pracę w biurze rachunkowym, nawet gdy większość pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie? Zaprezentuję poniżej kilka nowoczesnych rozwiązań technologicznych dla biur rachunkowych.

1. Bezdotykowe przekazywanie dokumentów do biura oraz automatyczny wczytanie do programu księgowego

Pierwszym problemem jest przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego. Rozwiązaniem tego problemu może być jeden z systemów SaldeoSMART, który umożliwia klientom przesyłanie ich skanów, plików pdf lub obrazów faktur do biura. Jest to składowa systemu Odczyt dokumentów, który pozwala na automatyczny odczyt dokumentów i faktur za pomocą OCR’a (papierowych oraz z plików obrazów JPG, PNG oraz dokumentów PDF dostarczanych drogą elektroniczną) a następnie wczytanie do programu księgowego. Przyjrzyjmy się dwóm procesom, które mogą wdrożyć biura księgowe, korzystające z SaldeoSMART:

1. Biuro rachunkowe przekazuje specjalnie wygenerowany adres e-mail, na który klient przesyła wszystkie skany, pliki, PDF’y, obrazy JPG. Adres e-mail jest specjalnym adresem generowanym przez program SaldeoSMART. W momencie nadejścia poczty elektronicznej od klienta, SaldeoSMART automatycznie zaczytuje załączniki, które mogą zostać odczytane przez pracownika Biura Rachunkowego

2. Drugim i zarazem bardziej profesjonalnym rozwiązaniem jest przekazanie specjalnego dostępu do panelu firmy. Biuro rachunkowe korzystające z SaldeoSMART udostępnia swojemu klientowi jego dedykowany panel w SaldeoSMART. Panel jest dostępny poprzez przeglądarkę internetową i klient ma dostęp do niego z każdego miejsca na świecie. Bezpośrednio za pomocą tego panelu wgrywa swoje pliki, skany, PDF’y i po kilku sekundach wszystkie dokumenty są już w biurze obsługiwane przez pracownika – na miejscu lub zdalnie.

Jest jeszcze 3 rozwiązanie. Jeżeli chcą je Państwo poznać prosimy o kontakt w celu zaprezentowania. Adres email: kontakt@cicomputer.pl lub telefon: 74 666 21 00.

2. Zarządzanie biurem – zdalnie w dobie koronawirusa

Konieczność pracy zdalnej w biurze może nastręczać szeregu problemów. Kontrola i logowanie czasu pracy księgowych, tworzenie zadań wewnątrz biura, zadania cykliczne, które trzeba obsłużyć, kontrola i sprawna komunikacja z klientami… podczas pracy z domu może być jeszcze bardziej trudna niż zwykle. Tutaj z pomocą przychodzi znowu program SaldeoSMART a konkretnie moduł Zarządzanie biurem, który:

• umożliwia logowanie czasu pracy z podziałem na czas poświęcony na konkretne zadania
• pozwala na tworzenie zadań wewnętrznych w biurze
• stanowi nowy oraz bardziej kontrolowany kanał komunikacji z klientem (wszystko odbywa się przez jeden system SaldeoSMART)
• umożliwia tworzenie raportów

Dostęp do programu jest przez przeglądarkę internetową, stąd z SaldeoSMART bez przeszkód  można pracować zdalnie. 

Jeżeli chcieliby Państwo zakupić Zarządzanie biurem to jest dobry moment na to, ponieważ zakup do końca kwietnia 2020 wiąże się z otrzymaniem 50% rabatu na korzystanie z modułu przez pierwsze 6 miesięcy. Zapraszam do kontaktu z naszymi handlowcami w celu prezentacji rozwiązania oraz dowiedzenia się szczegółów.

W celu uzyskania szczegółów prosimy o kontakt:

📞 601993491

email: kontakt@cicomputer.pl

3. Telekonferencje

W każdym biznesie zachodzi konieczność spotkania z klientem czy z zespołem w celu omówienia i rozwiązania problemów, rozwiania wątpliwości, omówienia strategii czy planowaniu kolejnych działań biznesowych. Dotyczy to wszystkich firm w tym również biur rachunkowych.

Doskonałym rozwiązaniem w tej sytuacji jest Microsoft Teams. Z tego oprogramowania korzystamy również my do celów komunikacji z zespołem oraz partnerami i z czystym sumieniem polecamy. Główne funkcje, które warto wykorzystać podczas pracy to:

• Spotkania online – wideo konferencje
• Czat zespołowy
• Udostępnianie plików i ankiet

Microsoft Teams to wielkie udogodnienie w pracy zdalnej. Pracując z domu lub z dowolnego innego miejsca jesteśmy w stanie ukryć przed widokiem klienta czy zespołu nasze otoczenie – widok na pokój w którym pracujemy, szafy, łózko czy wreszcie… bałagan. Może do tego służyć sprytna funkcja zamazania tła w programie. Zachęcam do kontaktu z nami, a chętnie opowiemy o Teams’ach.

Podsumowanie

Nadchodzący czas wymaga od nas zmian w sposobie pracy. Nowoczesne technologie obecnie oferują najbardziej wydajne sposoby na zapewnienie ciągłości pracy biur rachunkowych i firm. Niestety, ale czas utrudnień i konieczności izolacji nie zakończy się w ciągu najbliższych dwóch miesięcy. Warto zatem już teraz wdrożyć narzędzia, które pomogą wydajnie pracować w tym trudnym okresie. Na zakończenie zapraszam na moją prezentację programu SaldeoSMART, programu który pozwala na wiele więcej niż odczyt papierowych faktur do programów księgowych:

Od niedawana dostępna jest nowa aplikacja mobilna do skanowania dokumentów. Aplikacja służy do dodawania skanów do elektronicznego archiwum, dzięki czemu pracownicy przedsiębiorstw obsługiwanych w SaldeoSmart będą mogli szybko i z poziomu smartfona przekazać faktury do księgowości.

Aplikacja mobilna – dla kogo?

Zadaniem aplikacji jest ułatwić przekazywanie dokumentów z firmy do księgowych. Dostęp do niej przeznaczony jest dla firm, które korzystają z SaldeoSmart ale we współpracy z biurem księgowym użytkującym Saldeo lub dla firm, które same wykupiły pakiet oprogramowania do własnego działu księgowego. Dzięki elektronicznemu przesyłaniu skanów dokumentów z komórki do biura, proces przekazywania faktur zostanie uproszczony i wielokrotnie przyspieszony.

Funkcje aplikacji mobilnej

Przejdźmy teraz przez 4 główne funkcjonalności:

1. szybkie i bezproblemowe dodawanie dokumentów do archiwum dokumentów kosztowych
2. intuicyjna wyszukiwarka dokumentów
3. dostęp do archiwum faktur
4. szybki podgląd wyniku finansowego przedsiębiorstwa w bieżącym roku

W kolejnych wersjach planowane jest poszerzenie funkcji.

Dodawanie dokumentów

Jak można dodawać dokumenty? Bardzo prosto:

1. z plików zapisanych na smartfonie lub Dysku Google / iCloud
2. z załączników PDF z maila
3. za pośrednictwem aplikacji do skanowania (zintegrowano z : Cam Scanner, Turbo Scan, Genius Scan i Office Lens)

Instrukcję można znaleźć tutaj: klik>>>

Skąd pobrać?

Aplikację można pobrać:

Google Play

App Store

W dzisiejszym wpisie przedstawiamy nowe aktualizacje programu SaldeoSMART do odczytu papierowych faktur.

Co nowego w aktualizacji 2.20?

Odczytywanie Dokumentów i Obieg Dokumentów

Prawo do odczytu dokumentów przez klientów biur: w tej wersji umożliwiono nadawanie prawa firmie do odczytu dokumentów tj. faktur i wyciągów. Wtedy, gdy używany jest odczyt na etapie dodawania dokumentu przez pracownika firmy, księgowość w chwili uzyskania dokumentu w systemie pracuje już z gotowymi danymi (prawo odczytu dokumentów może włączyć Administrator Konta po stronie Księgowości w Ustawieniach Firmy).

Nadawanie prawa do odczytu dokumentów przez innych Użytkowników firmy: gdy Administrator Konta po stronie Księgowości włączy firmie opcję „Odczytywanie Dokumentów”, to Administrator Konta po stronie firmy może włączyć ją także pozostałym Użytkownikom. Funkcja ta jest dostępna w Ustawieniach Użytkownika, sekcja Dostęp do modułów – „Odczytywanie Dokumentów”.

Aktualizacje – integracje z programami księgowymi:

• Raks SQL – dodanie kont dla VAT Należnego i Naliczonego w ustawieniach integracji,
• Sage Symfonia – dodanie odliczenia 75% VAT dla samochodów (nowe pole w słowniku kategorii Odliczenie kosztu),
• Reset R2Księga i R2KH – dodanie odliczenia 75% VAT dla samochodów w ramach kategorii (nowe pola Typ oraz Odliczenie kosztu).