Automatyzacja procesów biznesowych – definicje, przykłady, zalety i cechy cz.1

Automatyzacja procesów biznesowych, które powtarzają się w większości przedsiębiorstw w dowolnym segmencie rynku jest niezaprzeczalnym, wciąż aktualnym trendem – wg globalnej prognozy rynek ten wyceniony w 2016 na 4,26 mld $, wzrośnie do 18,45 mld $ z nadejściem 2023 roku.

Skoro tak, to czy Twoja firma również nadąża za galopującym i coraz bardziej konkurencyjnym rynkiem? Jeśli nie, to na szczęście jest jeszcze czas na to, by się przygotować i nie zostać pokonanym przez konkurencję. Przeprowadzony w 2018 roku sondaż pod optymistycznym tytułem Sorry State of Digital Transformation in 2018 [tłum. Przykry Stan Cyfrowej Transformacji w 2018] donosi, że jedynie do 22% przedsiębiorstw z krajów Europy oraz USA może pochwalić się przeprowadzeniem cyfrowej transformacji – tak kluczowej do udoskonalenia i usprawnienia procesów biznesowych i w konsekwencji utrzymania i wzmocnienia satysfakcji ich klientów.

Inaczej mówiąc – jeśli chcesz poszerzyć grono swoich Klientów o kolejnych zadowolonych ze współpracy z Twoją firmą, powinieneś skupić się na doskonaleniu jej wewnętrznych procesów. Automatyzacja jest bardzo efektywnym sposobem prowadzącym Cię na ścieżkę do tego celu.

Czym jest Automatyzacja Procesów Biznesowych (APB)?

APB jest wykorzystaniem technologii do zastąpienia manualnego wykonywania powtarzających się zadań i działań tam gdzie jest to możliwe i pożądane, w celu minimalizacji kosztów, zwiększenia wydajności i usprawnienia procesów.

Przykłady procesów do zastosowania APB

Żeby lepiej zrozumieć co daje automatyzacja przyjrzyjmy się dwóm przykładom:

1. Obieg faktur w firmie

Mimo, że wszystkie firmy – zarówno mniejsze jak i większe, świadomie lub nieświadomie mają swój własny obieg dokumentów, to nie każda uświadamia sobie jak często jest to wieloetapowy i złożony proces. Faktura, nierzadko dostarczana jest przez różnych pracowników z zupełnie różnych działów np. część pochodzić będzie od handlowców zamawiających produkty dla Klientów końcowych, część od pracowników pracujących w terenie, którzy dopiero po jakimś czasie dowożą faktury za paliwo, bilety, opłaty za autostrady. Część dostanie się do firmy poprzez biuro zarządu. Jeszcze inna poprzez – tradycyjnie – sekretariat. Prawdopodobnie jeszcze część trafi do firmy w zupełnie inny sposób. Część przedsiębiorstw dostrzega wady takiego stanu rzeczy:

• Możliwość niedostarczenia faktur do osób decyzyjnych np. zarządu w celu akceptacji kosztów
• Bardzo duże prawdopodobieństwo zagubienia/zawieruszenia dokumentu, co wpłynie na nieterminowe i nieuświadomione zobowiązania
• Gdy dokumenty trafiają do działu finansowego lub księgowej może mieć ona trudność z określeniem merytorycznym kosztu
• Konieczność ciągłej nieuporządkowanej komunikacji ws. dokumentów
• Ogromne Straty Czasu!

dlatego starają się nad tym zapanować w dostępny od ręki, ale nieoptymalny sposób np. poprzez:

• Ustalenie procedury wśród wszystkich pracowników, by faktury, zamówienia, pisma, umowy, proformy i inne dokumenty przynosić w jedno miejsce…
• … od którego wszystkie dokumenty będą przekazywane do osób odpowiedzialnych za ich opisanie i opieczętowanie – co powtarzać się będzie od osoby do osoby, od biurka do biurka, aż trafią do zarządu, księgowej i do kartonowego segregatora, a na końcu do przepastnego archiwum
• Zatrudnienie osoby (lub osób), która będzie czuwała nad niezaleganiem nieopisanych dokumentów na biurkach poszczególnych pracowników…
• … której dodatkową odpowiedzialnością będzie – jeśli tego wymaga konieczność – przekazaniem danej faktury do zapłaty gdy ta wciąż jeszcze nie ukończyła swojego biegu…
• … i wróceniem jej na tor dalszej ścieżki akceptacji
• Zakup pieczątek, by kolejne osoby nie musiały opisywać dokumentów odręcznie
• Koszulek i zszywaczy, by podłączać do nich załączniki
• Itd.

W konsekwencji – mimo uporządkowania i najszczerszych chęci firma wciąż doświadcza wad takich jak:

• Mała elastyczność
• Konieczność zaangażowania większej ilości osób do zadań nie generujących zysków
• Atmosfera biurokracji
• Ograniczona efektywność
• Konieczność chodzenia po firmie lub jeżdżenie do jej poszczególnych zewnętrznych filii

One z kolei generują:

• Straty pieniędzy
• Ponoszenie dodatkowych i alternatywnych kosztów
• Ogromne straty czasu

… a czas to pieniądz.

Zastosowanie APB w obiegu dokumentów zapewni, znaczącą redukcję kosztów, pozwoli odzyskać czas pracownikom, uwolni dotychczas więziony potencjał, poprawi atmosferę pracy i przywróci właściwą proporcję między kwestiami administracyjnymi, a produktywną pracą.

2. Księgowanie Faktur w Biurze Rachunkowym

Podstawowym działaniem biura rachunkowego jest księgowaniem faktur. Kiedyś stosowano do tego specjalne księgi, a obecnie korzysta się z nowoczesnych programów księgowych, których pojawienie się było krokiem milowym w automatyzacji procesów. Obecnie jednak nawet najlepsze programy finansowo księgowe nie pozwalają na automatyzację wprowadzania i dekretacji faktur kosztowych (a jeśli nie istnieje gotowa integracja między programem do wystawiania faktur klienta a programem księgowym także faktur sprzedażowych) w taki sposób by wykluczyć konieczność przepisywania ich ręcznie.
Konsekwencją tego stanu rzeczy są następujące wady:

• Strata czasu na powtarzalne i nieskomplikowane czynności, które wykonują osoby o specjalistycznej wiedzy…
• … a więc wykonują zadania znacznie poniżej ich kwalifikacji
• Możliwość popełnienia błędów w odręcznym wpisywaniu kwot, numerów faktur, dat wpływu, wystawienia, operacji gospodarczej, terminów płatności itp.
• Brak czasu na konsultacje i utrzymanie relacji z klientami biura
• Konieczność magazynowania faktur w formie papierowej i w konsekwencji strata powierzchni biurowej
• Trudność w odnajdowaniu faktur na życzenie klienta
• Nieekologiczne wykorzystanie kserokopiarek – po stronie klienta jak i biura
• Powolny i niepewny sposób księgowania

Starty czasu, pieniędzy, energii i potencjału pracowników biura, nieefektywna komunikacja z klientem i wymiana danych powodująca zmniejszenie lojalności klienta – to tylko niektóre szkody jakich doznaje biuro rachunkowe.
Zastosowanie APB w tym przypadku, pozwoli szybko i sprawnie zredukować koszt wprowadzania faktur poprzez redukcję czasu potrzebnego na ich dekretację. Umożliwi pozyskanie i zwiększenie ilości klientów, którzy obsłużeni zostaną mniejszą ilością zasobów, co znacznie zwiększy dochody biura rachunkowego. APB zredukuje albo wyeliminuje konieczność pracy z papierowymi fakturami (będzie to tylko opcjonalne), dzięki czemu biuro pozbędzie się niewygodnych i zabierających przestrzeń segregatorów i archiwów.

Dlaczego powinieneś zautomatyzować swoje procesy i procedury biznesowe? Jeśli powyższe przykłady nie przemawiają do Twojej wyobraźni już teraz zapraszam Cię na kolejny artykuł z tej serii.